Ged tra mito, leggenda, realtà
Gestione elettronica documentale, interrogativi e risposte non cambiano. Cambiamo almeno le Prospettive
“Carneade chi era costui?” la domanda tormentava il Don Abbondio manzoniano tanto che carneade viene ancora usato per antonomasia a indicare qualcuno o qualcosa di totalmente o parzialmente sconosciuto. Allora come ora, il soggetto era ed è noto: famoso per le doti oratorie, viene ascritto ai filosofi minori del II secolo a.C. La premessa serve per capire che bisogna andar oltre la superficie di nozioni e definizioni: la curiosità ci deve sospingere ad approfondire per poi poter costruire percorsi di crescita e di sviluppo. Nell’ambito in cui lavoriamo ci si può do – mandare cos’è la gestione dei documenti, cosa significa Dms e qual è la differenza tra quello che si fa abitualmente – salvare un file con un nome evocativo in una cartella con un nome altrettanto evocativo – e l’archiviazione elettronica, e cos’è che viene sostituito nella omonima conservazione. Dopo oltre un lustro di bombardamento semantico, dare un senso alle parole diventa un’impresa. La corsa tra il legislatore, che periodicamente ci invade con nuove e sempre più articolate e complicate enunciazioni giuridiche, e coloro che con altrettanta invadenza lessicale interpretano il senso di tali enunciazioni, sembra non trovare fine. Oggi come ieri, gli interrogativi degli utenti sono sempre gli stessi. Così come le risposte e le soluzioni proposte. Esiste una ricetta valida per tutti? C’è una definizione universale che possa andar bene per tutti? Probabilmente no; una base di riferimento comune deve essere trovata e condivisa perché venga trasferita e dia quell’impulso necessario al vero sviluppo.
CON OCCHI TECNOLOGICI
Il percorso imposto dal legislatore vincola ad avvalerci del digitale come elemento di sviluppo e competitività; al binomio “obbligo e sanzione” il mercato dell’offerta cerca di rispondere con l’accoppiata “innovazione e risparmio”. Due sono le scuole di pensiero che caratterizzano l’offerta: una propone l’approccio tecnologico, l’altra il giuridico. Il primo propone soluzioni che esasperano e stressano l’organizzazione delle aziende (pubbliche e private), esaltando questioni quali innovazione, integrazione e sicurezza. Il linguaggio utilizzato è in genere recepito solo dagli esperti informatici e sostanzialmente rigettato dalle altre componenti aziendali. Ne deriva un conflitto che nel migliore dei casi rende meno efficace il risultato. Quest’approccio apre alla “balcanizzazione della gestione documentale, ossia alla tendenza a crearsi la propria soluzione di reparto, spesso in antitesi con le scelte generali e comunque troppo calata su specifiche e personalissime interpretazioni tecniche-organizzative.
CON OCCHI DA AVVOCATO
L’approccio giuridico mette al centro l’interpretazione della normativa, l’analisi dei processi dal punto di vista degli obblighi e delle sanzioni, proponendo specifiche operative che non trovano ragionevoli soluzioni applicative, con l’esasperazione della compliance giuridica, in danno all’efficienza operativa. Quest’impostazione trova ascolto presso il management a – ziendale, molto spesso interessato ad an – nullare qualsiasi forma, anche astratta, di profilo sanzionatorio, rispetto alla valutazione dei potenziali vantaggi organizzativi. In molti casi tutto ciò rende molto complessa la definizione di un progetto sostenibile dal punto di vista economico e organizzativo, confondendo aspetti operativi con aspetti impositivi. L’errore principale che scaturisce da que- sta impostazione è per esempio adottare soluzioni di Conservazione Sostitutiva in luogo di una soluzione di archiviazione elettronica, sottomettendo, quindi, esigenze pratiche di gestione aziendale a esigenze di tipo giuridico.
LA TERZA VIA
Oltre ai due citati, esistono altri approcci, declinazioni specifiche per ogni realtà che partendo da una base comune sviluppano progetti su misura per quella determinata organizzazione e in funzione di quel peculiare modello di business. Il primo passo da compiere è scoprire finalmente chi era “Carneade”. Su questo punto, il ministro Brunetta ha recentemente dato una felicissima risposta in occasione della presentazione dei risultati del primo periodo di funzionamento del sistema dei “certificati medici” digitali. In mezzo alle cifre e ai dati, con l’indicazione dei risparmi per l’Inps, le aziende e i dipendenti, il ministro ha dichiarato: “Oltre a quanto detto sulle cifre risparmiate, il vero valore di tutto questo sta nella possibilità di profilare la domanda di salute dei lavoratori dipendenti in ogni singola regione”. In sintesi Brunetta afferma che il valore di quest’operazione risiede nella possibilità di gestire le informazioni contenute nei certificati, per ottenere dati utili ad adeguare i servizi e l’offerta sanitaria Regione per Regione. In altre parole: non è importante che i certificati digitali non occuperanno metri cubi di spazio negli archivi e che risparmieremo centinaia di milioni di euro in raccomandate non spedite; la cosa fondamentale è che per la prima volta sarà possibile ottenere utili informazioni che opportunamente incrociate renderanno più efficaci ed efficienti i servizi correlati con enormi risparmi per il sistema paese.
IL GIOCO VALE LA CANDELA
Applicando questa visione alla realtà aziendale si nota che il vero valore sta ap – punto nella disponibilità di informazioni utili altrimenti non reperibili che, se combinate e messe opportunamente in relazione, forniscono dati e risultati validi a mi – gliorare i processi aziendali, a ottimizzare le risorse e a risparmiare, sviluppando e accrescendo la competitività. Se così non fosse, il gioco non varrebbe la candela. Si prenda come esempio la situazione di presunta discriminazione introdotta da Agenzia delle Entrate tra i contribuenti che gestiscono i documenti in forma cartacea e quelli che sono passati al digitale. Chi gestisce carta non ha particolari ob – blighi e procedure da rispettare, mentre chi è passato al digitale tra firme digitali, marche temporali, responsabili e manuali deve scrupolosamente attenersi a un coa – cervo di pratiche aggiuntive per essere in regola. Considerando che ogni anno de ve avvenire l’autodenuncia che prevede in vio telematico degli archivi al l’A genzia con tanto di indicazione di nomi cognomi e codice fiscale di tutti gli attori in campo – contribuente, responsabile, delegati, in – ter mediari –, la discriminazione appare ancora più evidente.
LA CARTA VINCENTE
Valutando la questione da altra ottica, scopriamo però che il “contribuente digitale” ha un’opportunità in più rispetto al “contribuente analogico”: il controllo. In – crociando i dati dei documenti fiscali, si possono eseguire controlli approfonditi e immediati, risolvendo piccoli e grandi er – rori gestionali che se non verificati espongono le aziende a rischi sanzionatori gravi. Molto spesso gestendo solo carta tali problemi vengono rilevati quando è troppo tardi, ovvero durante controlli e visite ispettive. È possibile affermare perciò che la ge – stione elettronica documentale è, o potrebbe essere, il cuore del sistema dell’amministrazione dei contenuti e delle informazioni aziendali, quindi fonte di sviluppo e profitto. In subordine, attraverso la gestione elettronica dei documenti, si ottengono lo svuotamento degli archivi cartacei, il saving sulle spese postali e la razionalizzazione delle risorse umane. Pertanto dovremmo provare a introdurre una crasi tra Ecm (Enterprise Content Ma nagement) e Dms (Document Ma – nagement System) dove l’analisi e l’amministrazione dei contenuti sono il fine e la gestione dei documenti che li contengono il mezzo.
