MPS, le ragioni di un cambiamento
Sette protagonisti del mercato rispondono a domande sui servizi di stampa gestiti. L’approccio verso le aziende, il risparmio e i casi di chi ha già scelto gli MPS
Le domande
- Il mercato dei servizi di stampa gestiti è in forte crescita in questi ultimi anni. Qual è la ragione di questo cambiamento, secondo lei? E su che cosa deve puntare un’azienda che offre questi servizi per soddisfare appieno l’esigenza dei clienti?
- La stampante personale è da sempre considerata elemento di prestigio all’interno di un’azienda. Quanto influisce il “fattore umano“ nel processo che conduce un’azienda ad adottare un approccio sostenibile e gestibile delle stampe?
- Ci può fornire un esempio concreto di un’azienda che ha scelto un suo servizio di MPS? Che tipo di vantaggi ha avuto?
Davide di Scioscio, Epson
- Verrebbe facilmente da pensare che il contenimento dei costi sia l’unica motivazione che spinge le aziende verso questo tipo di soluzione, ma in realtà noi registriamo una notevole attenzione anche verso la facilità di gestione e la versatilità che offre la possibilità di gestire la funzione stampa come un servizio.
- Pensiamo che questa affermazione sia sempre meno “sostenibile”, soprattutto in un momento in cui efficienza e controllo dei costi sono le parole d’ordine per ogni azienda, nel suocomplesso, in ogni funzione. Oggi le stampanti workgroup per team di 3-4 persone sono la formula più funzionale e che più ricalca il modello organizzativo di lavoro nelle imprese. Un modello organizzativo che, nel caso delle stam panti, tra l’altro, aumenta il “senso di responsabilità” e incrementa una gestione virtuosa del proprio lavoro.
Sotto il profilo psicologico la stampante workgroup è di qualcuno: “è mia, è del mio gruppo, è dell’ufficio”, mentre la stampante dipartimentale, quella che di solito si trova in corridoio, “è di nessuno, perché devo prendermene cura?” Ecco spiegato perché la percentuale di stampe abbandonate sulle unità nei corridoi risulta essere di circa il 20% del totale delle stampe, come ci ha detto una grande banca nostra cliente. - Con la scelta di un contratto Epson Print Performance per le sue 70 unità (tra cui molte WorkForce) distribuite su tutto il territorio italiano, Semeraro ha ottenuto un risparmio pari a circa il 20% rispetto alla gestione precedente. Al di là dell’aspetto economico, vorrei sottolineare come la flessibilità della nostra soluzione abbia permesso a Semeraro di gestire in modo semplice ed efficiente il parco macchine dislocato in vari uffici nella penisola.
Marco Lanfranchi, HP Italiana
- Nell’ultimo anno il mercato si è sempre più indirizzato verso un servizio integrato di outsourcing, con le aziende che tendono a esternalizzare servizi quali il printing al fine di contare su un’infrastruttura sempre aggiornata, controllare in maniera efficace i costi e ottimizzare le performance del proprio parco stampanti. Queste sono tra le ragioni principali di questo cambiamento. Un altro fenomeno rilevante è il cloud, grazie al quale oggi possiamo accedere, produrre e stampare i nostri documenti ovunque il lavoro o la vita ci portino. Le aziende oggi richiedono prodotti e servizi che consentano di razionalizzare e ottimizzare l’infrastruttura di Imaging & Printing per ottenere risparmi importanti e migliorare l’allocazione delle proprie risorse.
Un’infrastruttura ottimizzata e il miglioramento dei flussi documentali e dei relativi processi di business è ciò su cui puntare per soddisfare le esigenze e i bisogni dei nostri clienti.
Oggi le aziende cercano nei servizi di stampa gestita anche un modo per realizzare un’infrastruttura di stampa più sostenibile, che controlli elementi quali i consumi energetici delle stampanti, il consumo di carta e lo smaltimento dei consumabili. Grazie alla nostra ampia offerta di servizi di stampa gestita oggi possiamo rispondere a tutte queste esigenze e il mercato ci premia. - Il “fattore umano” è sicuramente rilevante e, per quanto riguarda le abitudini degli utenti, riteniamo che per consentire comportamenti corretti sia necessario informarli sui vantaggi di una stampa “responsabile”. Se per esempio, non è necessario rimuovere tutte le stampanti personali, è però importante che siano almeno connesse alla rete per garantire un monitoraggio efficace dei consumi e un alto livello di sicurezza dell’infrastruttura di stampa.
Consigliamo alle aziende di prestare attenzione a una serie di fattori quali l’ impatto energetico dei dispositivi, il controllo dei costi, senza rinunciare a sicurezza e investimenti in processi di business.
Molte aziende si sono già rese conto di queste necessità e si rivolgono a noi perché offriamo soluzioni modulari, che consentono ad aziende di ogni dimensione di creare un’infrastruttura di stampa che bilancia le esigenze personali dei propri utenti e gli obiettivi di gestione menzionati. - L’Aeroporto di Bologna voleva crescere da un punto di vista commerciale e contribuire alla creazione di ricchezza per l’economia del territorio. L’efficienza operativa è fondamentale e per ottenerla è stato necessario adottare dei cambiamenti anche nella gestione dell’ambiente di stampa e copia del-l’aeroporto. L’aeroporto ha sottoscritto un contratto pay per use con Sedoc, Imaging and Printing Partner HP, della durata di quattro anni, che comprende la locazione di Stampanti Multifunzione HP, monitorate in remoto tramite il software HP Web Jetadmin. La stampa viene monitorata e controllata tramite una soluzione ‘pull print’ SafeCom personalizzata.
Come conseguenza, le chiamate all’assistenza sono passate da 15-20 al mese a una o nessuna; i problemi di manutenzione sono diminuiti, consentendo all’aeroporto un risparmio del 40% sui costi di manutenzione delle soluzioni di stampa; il rapporto utenti/ stampanti è passato da 1,4 : 1 a 3,2 : 1. Grazie al contratto i costi di stampa dell’aeroporto sono stati ridotti e c’è stata una riduzione media di 200.000 pagine stampate all’anno. Oggi i costi di stampa possono essere rintracciati e addebitati al centro di costo adeguato, rendendo la pianificazione più semplice attraverso fatturazioni mensili.
Romano Zanon, Oki Systems Italia
- Lo sviluppo MPS è stato reso possibile da un cambiamento della cultura aziendale contingente alla crisi economica che ha imposto l’ottimizzazione e la razionalizzazione dei sistemi di stampa all’interno dell’infrastruttura IT.
Se inizialmente, i dispositivi di stampa erano acquistati focalizzandosi sul costo di acquisto piuttosto che sui costi di gestione e utilizzo, col tempo è subentrata una nuova fase in cui gli IT Manager e i Responsabili Acquisti delle piccole e medie imprese necessitano di tenere sotto controllo i costi, sia economici che ambientali, legati al printing.
Diventa prioritario, quindi, un ambiente di stampa omogeneo che incrementi la produttività, assicuri un livello di sicurezza elevato dei documenti e ottimizzi lo spazio fisico occupato dal parco stampanti, che è un problema non trascurabile nei contesti attuali aziendali.
L’eccellenza del servizio MPS erogato è una discriminante fondamentale per competere in questo nuovo modello di Business e per soddisfare le richieste sempre più esigenti dei clienti.
Noi di OKI lo sappiamo perfettamente ed è per questo che proponiamo Print Optimizer, un’offerta vantaggiosa articolata in quattro step: analisi, proposta, fornitura e gestione. Grazie a questo processo consentiamo alle aziende di guadagnare su più fronti: in termini di visibilità sulle spese di printing sostenute, di supporto e di tempo, in quanto l’IT viene sgravato dagli impegni legati alle periferiche di stampa. - Per lungo tempo la stampante desktop è stata considerata una sorta di benefit aziendale, grazie alla quale l’individuo singolo diventava più produttivo. Per modificare tale status quo, il fattore umano è determinante; il cambiamento va facilitato promuovendo una nuova politica di stampa che coinvolga tutti i livelli aziendali, dai piani alti a quelli bassi, perché tutti comprendano fino in fondo i reali vantaggi di business derivanti dall’adozione di sistemi di stampa gestita. Non a caso uno dei punti focali del programma di OKI è l’approccio consulenziale: non forniamo semplici macchine ma partner affidabili che contribuiscono a generare valore aziendale.
- Scegliendo OKI Print Optimizer, la soluzione Managed Print Services firmata OKI, le piccole e medie imprese, le grandi aziende e le aziende del settore pubblico possono contare su un risparmio garantito fino al 20% sui costi di stampa. Ma abbiamo al nostro attivo anche casi di maggior successo. Una famosa catena di hotel di lusso, che ha deciso di adottare i nostri servizi di stampa gestita ha visto letteralmente decurtati di oltre il 30% i costi annui di stampa. La fase iniziale di analisi ha permesso all’azienda di venire a conoscenza della quantità di pagine annue stampate, un dato spesso sconosciuto a molti, e quindi di conseguenza, sono emersi i costi associati.
La sostituzione delle macchine risultate obsolete e la gestione da remoto del parco macchine ha consentito di ottimizzare e ridurre ulteriormente i costi legati al supporto e il tempo ad esso dedicato. Ma è soprattutto in termini di efficienza energetica che la catena alberghiera ha tratto i maggiori vantaggi: sia in termini di risparmio economico sulla bolletta che di minore impatto ambientale, estendendo le credenziali dell’azienda in materia ambientale.
Adriano Zuradelli, Kyocera Document Solutions
- I nostri Managed Document Services hanno l’obiettivo di generare un risparmio costante e migliorare l’utilizzo dei dispositivi, oltre a razionalizzare le procedure di manutenzione e sostituzione dei sistemi, per l’ottimizzazione dell’intero processodocumentale. La scelta di migrare verso un ambiente di stampa ottimizzato porta chiari benefici anche all’ambiente grazie alla riduzione dell’uso della carta e dell’energia, rispondendo ai requisiti normativi che obbligano le aziende a monitorare e a controllare l’impatto ambientale delle loro attività.
E’ dunque comprensibile che un’azienda scelga oggi di prediligere un ambiente di stampa gestito e siamo certi che questo sia un processo ormai inarrestabile. Naturalmente non è da sottovalutare che l’evoluzione del mercato abbia creato una domanda diversificata e in continuo mutamento.
Da qui il valore aggiunto di un approccio al cliente consulenziale e personalizzato, strategia sulla quale da sempre si fonda il nostro Gruppo per rispondere alla richieste del mercato.
La nostra esperienza comprende ambienti dove curiamo da poche decine di device a qualche migliaia; ogni realtà ha le sue specifiche richieste che possono essere di diversa natura. Per ottenere risultati significativi nel tempo, lo strumento fondamentale è il monitoraggio remoto sulle attività, che consente di prevedere le criticità e di gestirle, oltre a perseguire il miglioramento continuo. - In Kyocera Document Solutions diamo un grande valore al fattore education, che si traduce in una formazione costante del nostro dealer network.
La formazione della nostra rete di Business Partner si traduce in un investimento anche sui clienti finali, che sono accompagnati verso la comprensione e l’utilizzo di un sistema di stampa gestito. I benefici di un approccio strutturato delle stampe vengono illustrati con dati inconfutabili, rendendo evidente anche ai non addetti ai lavori che l’aumento dell’efficienza e la riduzione dei consumi e dei costi può diventare l’elemento vincente del business aziendale. L’abbandono della stampante personale diventa una piccola rinuncia, se viene vista nell’ottica dell’implementazione di una visione innovativa della stampa in azienda. - Il Gruppo Angelini aveva l’esigenza di ottimizzare il parco stampanti e multifunzione installato per ridurre i costi di gestione; implementare l’efficienza del flusso documentale in azienda; ottenere compatibilità operativa nei differenti ambienti di rete e semplificare la gestione amministrativa e finanziaria dell’intero parco.
Nelle sedi del Gruppo Angelini sono state installate stampanti e dispositivi multifunzione, oltre che soluzioni software avanzate, per produrre documentazione di vario tipo e ottimizzare le performance aziendali. Attraverso il supporto di Print Communication, Brand Dealer Kyocera, sono stati installati 190 dispositivi multifunzione e 40 stampanti nelle aziende appartenenti al Gruppo farmaceutico.
Per rispondere alle esigenze del Gruppo Angelini e fornire un servizio post-vendita a valore aggiunto, è stato inoltre installato il software KYOcount 5.0, che ha permesso di gestire e monitorare centralmente le apparecchiature installate su tutto il territorio nazionale, con la possibilità di effettuare interventi di primo ripristino con personale interno e nel contempo essere sempre gestiti in forma preventiva da Print Communication.
Grazie alle soluzioni Kyocera, il Gruppo ha migliorato produttività e performance dei processi documentali, ottenendo un risparmio economico immediato pari al 18% e dimostrando ampiamente i benefici produttivi ed economici di un servizio di stampa gestito.
Laura Venturini, Ricoh Italia
- Un numero sempre maggiore di aziende ricorre all’outsourcing di sistemi e di processi IT con l’obiettivo da un lato di concentrarsi sul proprio core business e dall’altro di ottenere vantaggi che vanno dalla riduzione dei costi, alla flessibilità, alla possibilità di accedere alle competenze e alle risorse specialistiche del fornitore.
I Managed Document Services rispondono a queste esigenze per quanto riguarda il document management consentendo di migliorare la gestione del printing e dei documenti. Le aziende stanno rivedendo le proprie strategie in questo ambito in una logica di outsourcing e di servizi di stampa gestiti. Con gli MDS l’infrastruttura tecnologica viene costantemente monitorata con l’obiettivo, da un lato, di fare evolvere il progetto man mano che cambiano le esigenze aziendali e, dall’altro, di individuare ulteriori aree di miglioramento in ambiti quali innovazione tecnologica, riduzione dei costi e dell’impatto ambientale, sicurezza delle informazioni, maggiore efficienza dei processi e incremento dei livelli di servizio.
Si tratta quindi di progetti che hanno un impatto importante sull’organizzazione e le aziende che offrono questo tipo di servizi devono garantire competenze consulenziali e di processo. Solo partendo da una fase di analisi della situazione ‘as is’ è possibile sviluppare un progetto personalizzato e in grado di rispondere alle effettive esigenze. - La tecnologia fine a se stessa non consente alle aziende di ottenere benefici nel lungo periodo e in un progetto di document management è necessario considerare la sfida legata al coinvolgimento dei dipendenti nelle nuove strategie. La fase di progettazione del nuovo ambiente di stampa dovrebbe essere sempre preceduta da una fase di auditing in cui si analizzano le esigenze dell’azienda nel suo complesso e degli utenti, intervistando i key user per comprendere quali soluzioni, sia hardware che software, possano supportarli al meglio nello svolgimento delle loro attività. Una volta implementata la nuova infrastruttura tecnologica, gli utenti devono essere supportati nei cambiamenti organizzativi affinché comprendano le potenzialità delle nuove soluzioni e le utilizzino al meglio. La gestione dei cambiamento, che presuppone il coinvolgimento dei responsabili, deve essere quindi parte integrante del processo di implementazione e rimanere un focus importante nell’arco dell’intera durata del contratto. L’intervento di un professionista proveniente dall’esterno con esperienza nella gestione del change management può costituire il modo migliore per raggiungere risultati significativi e duraturi nel tempo.
- Tra le priorità dei CIO trovano sempre più spazio obiettivi di efficienza e produttività, oltre che di riduzione del TCO dell’IT. I Managed Document Services di Ricoh consentono di raggiungere questi obiettivi portando prima di tutto a una significativa riduzione dei costi, riduzione che può arrivare anche al 30% rispetto alla situazione di partenza.
Stefano Rosa, Toshiba TEC Italia
- In un momento di crisi economica per salvaguardare i profitti si pone attenzione sulla voci di spesa. Tra queste sta diventando sempre più considerevole quella inerente la produzione delle pagine stampate, ed è questo l’ambito in cui “servizi di stampa gestiti” operano con successo.
Le aziende stanno prendendo coscienza del problema, rendendosi conto che la soluzione può arrivare solo da un partner qualificato che riprogetti la gestione documentale riducendone il costo. Un’ azienda, nel mondo dell’ Imaging per soddisfare appieno l’esigenza dei propri clienti deve disporre di prodotti, software e servizi che amalgamati insieme siano in grado di costituire la giusta soluzione per la singola necessità del proprio cliente. - Il “fattore umano”, se preso sottogamba, a volte può trasformare un progetto vincente in un vero e proprio flop, allo stesso modo però, può anche diventare un forte acceleratore che dipana ogni possibile dubbio sulla validità o meno di un progetto.
Ogni azienda cliente ha delle figure professionali che fanno di un oggetto aziendale un elemento di prestigio, e se qualcuno, senza dargli le corrette motivazioni lo priva dello stesso, state certi che farà di tutto per far fallire il progetto. Altro risultato si ottiene se si spiega quali sono i vantaggi che l’azienda e lui stesso ottengono portando a termine il progetto.
Diventa fondamentale quindi saper gestire il cambiamento nell’ azienda cliente attraverso una corretta comunicazione che deve avvenire durante tutte le fasi del progetto e deve coinvolgere tutte le figure professionali chiave, facendogli percepire i vantaggi che verranno introdotti, sia a livello personale (qualità nella produzione del documento, riservatezza delle informazioni, alta disponibilità di dispositivi, facilità di gestione dei documenti) che aziendali (abbattimento dei costi di gestione, risorse umane liberate per dedicarle ad attività “core”, controllo sistematico dei costi). Toshiba include in ogni contratto MPS la certificazione “Carbon Zero Scheme”, il programma che in collaborazione con CO2balance, concorre alla realizzazione di progetti globali destinati alla riduzione delle emissioni di Anidride Carbonica - L’ultimo progetto MPS nato in Toshiba, ci vede partner di un gruppo con più di 30 sedi in Italia. Questo gruppo , molto complesso per dimensioni e capillarità ha ottenuto vantaggi:
- Organizzativi, liberando risorse amministrative e ITC che potranno cosi dedicarsi ad attività più redditizie. Grazie alla scelta di un unico fornitore di servizi che governa tutta la gestione. L’introduzione di Indici di performance come misuratori di prestazione fa si che venga mantenuto elevato il livello di servizio per tutta la durata del contratto.
- Tecnologici, introducendo soluzioni che garantiranno continuità di servizio e riservatezza dei documenti. A ogni utente è garantita la disponibilità di tutte le funzioni relative ai dispositivi di stampa con la possibilità di reperire le stampe da qualsiasi periferica presente in sede, con la garanzia di massima riservatezza, grazie all’ accesso tramite il badge aziendale.
- Economici, riducendo i costi relativi alla produzione di pagine e gestione periferiche di stampa, evitando gli sprechi di carta grazie all’ introduzione della Funzionalità “rilascio stampe con autenticazione badge”.
- Ambientali, riducendo l’attuale produzione di CO2 oggi generata dall’utilizzo di vecchie periferiche. Inoltre, grazie alla partnership internazionale tra Toshiba e la società CO2Balance, la quasi totalità della CO2 generata dalla produzione delle stampe verrà compensata con azioni legate all’ ambiente.
Jean-René Gain, Xerox Italia
- Il mercato degli MPS è in crescita perché negli anni è aumentata la consapevolezza dei vantaggi legati all’implementazione dei servizi di stampa gestiti. Sono sempre più numerose le aziende che ricercano un partner tecnologico in grado di semplificare, ottimizzare e ridurre sia i costi legati alla propria infrastruttura di stampa sia il consumo energetico. Per soddisfare l’esigenza di questo tipo di clienti è necessario fornire un servizio ottimale con lo sviluppo di un progetto “su misura”, focalizzandosi sull’adozione delle soluzioni in azienda e sulla capacità di mantenere nel tempo il massimo livello dei parametri. Credo che il principale fattore critico di successo risieda nella capacità di instaurare con i clienti una vera e propria “partnership” che consenta loro di focalizzarsi sugli obiettivi di business, senza preoccuparsi di altri aspetti collaterali.
Promuoviamo l’adozione di una strategia basata sulla riorganizzazione di due aspetti fondamentali: i processi documentali in input, con la dematerializzazione e i relativi vantaggi in termini di impatto ambientale, riduzione dei costi e ottimizzazione; i processi documentali in output, con una particolare attenzione per gli Enterprise Print Services, servizi di stampa gestiti per i quali Xerox prende in carico la totale gestione dei dispositivi. - Nonostante le conseguenze associate al trattamento di informazioni sensibili, le imprese stanno sempre di più valutando la necessità di una riduzione del consumo dei costi di carta e i suoi sprechi, sia per una questione economica sia per una maggiore sensibilità nei confronti dell’ambiente.
Sono sempre più numerosi i manager che per primi rinunciano alla propria stampante personale e si propongono come esempio ai propri dipendenti sensibilizzandoli nell’adozione di una politica sostenibile e di gestione ottimizzata dell’ambiente di stampa.
Quello che inizialmente può apparire ai dirigenti come la rinuncia di un benefit , si rivela in tempi brevi come un’innovazione che trasforma il modo di gestire i documenti in azienda incrementando al tempo stesso la produttività e la qualità del lavoro.
Xerox Italia da alcuni anni ha messo in atto una politica di ottimizzazione e razionalizzazione dei processi di stampa ottenendo eccellenti risultati quali la soddisfazione degli utenti, il controllo dei costi legati all’ambiente di stampa e la realizzazione di un ambiente di lavoro esemplare, in linea con l’attenzione che Xerox riserva al termine della Social Responsability.
La riservatezza dei documenti inviati in stampa inoltre continua a essere garantita grazie a sistemi di autenticazione che consentono ad ogni utente di inviare in modalità riservata i documenti alla stampante che li trattiene fino a riconoscimento del mittente tramite codice o lettura del badge. - Un esempio di un’azienda che ha scelto Xerox per la gestione documentale legata ai materiali aeronautici è AgustaWestland, società italo – britannica operante nella progettazione, realizzazione e commercializzazione di elicotteri. In AgustaWestland è stata implementata la piattaforma informatica a supporto “Doc-Share For Logistic” (DSFL), che si avvale di elementi che consentono di gestire in modo completo e just in time il processo di acquisizione e archiviazione dei documenti.
La piattaforma utilizza dispositivi multifunzione per la digitalizzazione della documentazione; gestore documentale Docushare per la ricerca e consultazione via web della documentazione; suite software Xerox Extensible Interface Platform (EIP), che consente l’integrazione tra i dispositivi mfp, la piattaforma ERP di AgustaWestland e il gestore documentale. L’integrazione rappresenta il valore aggiunto della soluzione, fornendo requisiti base di sicurezza e affidabilità nella gestione dei dati come richiesto dal cliente.
Grazie all’implementazione dei sistemi integrati di gestione documentale di Xerox l’azienda è ora in grado di gestire un’elevata quantità di informazioni con i tempi dettati dalla velocità del business, e ha incrementato la propria efficienza operativa, riducendo dell’80% il lead time legato al caricamento dei documenti a sistema e quindi all’accesso e alla condivisione delle informazioni tra le varie aree aziendali.
L’integrazione della soluzione di gestione documentale Xerox Docushare e della piattaforma Xerox EIP con il sistema ERP del cliente hanno consentito ad AgustaWestland di incrementare la qualità dei dati e il livello di sicurezza dei documenti.
Questo articolo, uscito sul numero di novembre-dicembre 2012, fa parte di un dossier che DDm ha dedicato ai Managed Print Services. Per consultarlo in versione online clicca qui.
