Le sette vie dei Managed Print Services

Dal punto di vista di un produttore o rivenditore quello dei Managed Print Services si tratta di un mercato in forte crescita, che le ultime ricerche valutano arriverà a 26 miliardi di dollari nel 2017 e che crescerà anno su anno del 9%. Dal punto di vista di un’azienda è un sistema per tagliare i costi del 30% e le emissioni del 60%. Che gli Mps facciano risparmiare è un fatto assodato. Tuttavia questo risparmio non è solamente di tipo economico, ma ha un impatto reale su tutte le attività aziendali. Accentrare i servizi di stampa permette di ottimizzare i processi, snellendoli e rendendoli più rapidi ed efficienti. Permette di accentrare tutto il corollario gestionale alla stampa vera e propria, come software di autenticazione, di scanning, di archiviazione. Vediamo alcuni punti da considerare quando si parla di Mps.

1 – Un servizio accentrato richiede ovviamente un minor numero di macchine e, di conseguenza, un minor numero di consumabili, con beneficio sui costi operativi e gestionali.

2 – Un parco stampanti disperso per l’azienda induce i dipendenti a usare parte del loro tempo per gestire direttamente queste macchine (stampa, cambio della carta, disinceppamento, sostituzione toner/cartucce,…). Un servizio di Mps fa sì che ogni aspetto gestionale non sia responsabilità dei singoli dipendenti, permettendo loro di non sprecare tempo. Inoltre il personale non ha bisogno di ricevere un addestramento specifico.

3 – Dare in outsourcing la gestione degli Mps comporta una serie di vantaggi direttamente collegati: il reparto IT interno all’azienda può dedicare maggior tempo e attenzione ad altre problematiche, mentre le stampanti ricevono regolare manutenzione da parte del psp. Inoltre vengono rinnovate costantemente, con un duplice guadagno in termini di uso di tecnologia recente e di risparmio economico dagli investimenti di rinnovo.

4 – Il controllo dei costi diventa più facile, dato che è possibile avere il quadro completo di quanto si stampa e di dove si stampa, permettendo così strategie di risparmio e ottimizzazione.

5 – La distribuzione e gestione dei documenti diventa più facile e sicura. I singoli file possono essere digitalizzati e condivisi via email, oppure resi disponibili su server dedicati. Anche a livello di sicurezza gli Mps portano benefici, dato che i documenti sensibili possono essere protetti da password o da sistemi di criptazione, rendendoli accessibili solo a determinate persone.

6 – Bisogna sempre mettere in conto il rischio di perdere un documento. Con gli Mps è possibile creare un archivio digitale sempre raggiungibile e sottoposto a costanti backup, in modo da essere certi di non perdere mai un file.

7 – Non meno rilevante è l’aspetto ambientale e di risparmio energetico. Un minor numero di sistemi significa un decremento di richiesta energetica e di emissioni, oltre a una riduzione nei rifiuti da consumabili.

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